Curso gratis de Asistencia Personal: Asistencia a la Dirección

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OBJETIVOS DEL CURSO GRATIS DE ASISTENCIA PERSONAL: ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN

Este Curso de Asistencia Personal: Asistencia a la Dirección le ofrece una formación especializada en la materia. Si desea ser un experto en el ámbito de la comunicación empresarial y aplicar este aprendizaje en asistencia a la dirección este es su momento, con el Curso de Asistencia Personal: Asistencia a la Dirección podrá adquirir los conocimientos necesarios para realizar las actividades de comunicación en la empresa de la mejor manera posible. En la actualidad, en el mundo de la administración y gestión y dentro del área profesional de gestión de la información y comunicación, más concretamente en la asistencia documental y de gestión, es muy importante conocer los diferentes procesos por cual se realizan. Por ello con la realización de este Curso de Asistencia Personal: Asistencia a la Dirección podrá dar una asistencia de calidad a la dirección de la empresa en los procesos de información y comunicación, además de aprender las técnicas de protocolo social....

CONTENIDO DEL CURSO GRATIS DE ASISTENCIA PERSONAL: ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN

UNIDAD DIDÁCTICA 1. LA ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN EN LOS PROCESOS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

1. La empresa y su estructura organizativa
2. - Definición y objetivos de la empresa
3. - Componentes de la empresa: tierra, trabajo, capital, clientes, proveedores, actividades, medios de producción y productos
4. - Funciones principales de la empresa: dirección, finanzas, producción, ventas, administración y gestión de recursos humanos
5. - Clasificación de las empresas según tamaño, propiedad del capital, coste de producción, sector económico, forma jurídica y ámbito geográfico. Las multinacionales
6. La estructura organizativa empresarial
7. - Evolución histórica de la organización empresarial
8. - Principios básicos de organización en las empresas
9. - Organización interna: departamentos y áreas funcionales
10. - La organización informal y su impacto en la empresa
11. - Representación gráfica mediante organigramas y sus distintos tipos
12. - Identificación de la estructura organizativa y cultura corporativa
13. - Análisis de los puntos fuertes y áreas de mejora en la organización
14. La gestión y dirección en la empresa
15. - Niveles jerárquicos: alta dirección, mandos intermedios y operativos
16. - Perfil y comportamiento del directivo: temperamento y habilidades
17. - Tipos de autoridad: formal, real, tradicional, carismática, coercitiva, por propiedad y por acuerdo
18. - Funciones del liderazgo: planificación, organización, ejecución y control
19. - Estilos de liderazgo: autocrático, paternalista, participativo/democrático, burocrático y laissez-faire
20. - Dirección por objetivos y su implementación
21. - Adaptación del apoyo a la estructura de mando
22. - Ética profesional del secretariado: principios éticos y código deontológico
23. Relaciones entre dirección y asistente
24. - Comunicación ascendente: asistente y directivo
25. - Comunicación descendente: asistente y equipo administrativo
26. - Relaciones complementarias: asistente y otros directivos; relaciones externas
27. Funciones del servicio de secretariado
28. - Secretariado personal de dirección: autoestima y asertividad
29. - Tipos de servicios del secretariado: áreas económica, productiva, jurídica, científica y administrativa pública

UNIDAD DIDÁCTICA 2. EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN

1. Componentes del proceso comunicativo
2. - Elementos: emisor, mensaje, canal, código, receptor, contexto y referente
3. - Tipos de comunicación: oral, presencial, no presencial, verbal, escrita, audiovisual, digital, formal e informal, interna y externa
4. - Comunicación informal: ventajas, riesgos y causas. Los rumores
5. - Impacto de la comunicación
6. - Barreras y obstáculos: físicas y psicológicas (percepción y esquemas mentales)
7. - Decálogo de la comunicación efectiva
8. Importancia de la comunicación en la empresa
9. - Tipos de relaciones: laborales y humanas
10. - Gestión de la información: flujo entre departamentos, plazos, costos, confidencialidad y restricciones
11. - La relación entre estructura organizativa y comunicación: centralización vs descentralización
12. - Imagen corporativa e institucional en los procesos comunicativos internos y externos (publicidad, relaciones públicas y promoción)

UNIDAD DIDÁCTICA 3. COMUNICACIONES PRESENCIALES

1. Formas de comunicación oral en la empresa: conversaciones, reuniones, debates, mesas redondas, llamadas telefónicas, entrevistas, discursos y presentaciones
2. Claves para un lenguaje claro y preciso
3. - Realización de preguntas específicas y correctas
- Uso de vocabulario concreto y apropiado
4. - Vicios de dicción y pronunciación
5. Componentes de la comunicación oral y cómo lograrla efectiva
6. - La modulación de la voz, tono, ritmo, claridad, brevedad y coherencia
7. - Empatía y asertividad en la comunicación
8. - Técnicas de reformulación y retroalimentación (feedback)
9. - La actitud y el carácter del comunicador
10. - La escucha activa: técnicas y beneficios
11. Gestión del diálogo
12. - Preguntas abiertas, cerradas, alternativas y dirigidas
13. - Organización y realización de entrevistas
14. La comunicación no verbal y su papel
15. - Elementos: paralenguaje (tono, volumen, ritmo, silencios), mirada, expresión facial, postura, gestos (abiertos, cerrados, engaños, incongruentes), proximidad, apariencia personal y acogida
16. La imagen corporativa en las comunicaciones presenciales

UNIDAD DIDÁCTICA 4. EL PROTOCOLO SOCIAL

1. Normas básicas de comportamiento: saber ser (naturalidad, tact, sentido del humor, autocontrol), saber estar (cortesía, modales en la mesa, sonrisa, tratamiento adecuado) y saber funcionar (puntualidad, expresión verbal y habilidades sociales)
2. Presentaciones y saludos adecuados
3. Aplicación de técnicas para proyectar una buena imagen en presentaciones públicas
4. - Uso correcto de la imagen personal: vestimenta, elegancia y gestos

UNIDAD DIDÁCTICA 5. COMUNICACIONES NO PRESENCIALES

1. Normas generales para comunicaciones escritas y digitales
2. - Características: concisión, precisión, coherencia, vocabulario enriquecido, cohesión y énfasis
3. - Técnicas de redacción: síntesis y claridad
4. - Normas gramaticales: ortografía, construcción de oraciones y semántica
5. - Uso correcto de siglas y abreviaturas
6. Herramientas para revisar y mejorar textos: diccionarios, gramáticas, sinónimos, correcciones informáticas
7. Normas específicas según el tipo de documento
8. - Redacción de documentos profesionales: memorandos, convocatorias, actas, autorizaciones, avisos, boletines y memorias
9. - Documentos externos: cartas, invitaciones, notas de prensa, telegramas
10. - Documentos comerciales: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, contratos, recibos y cheques
11. - Documentos administrativos: informes, certificados, oficios, reclamaciones y solicitudes
12. - Redacción publicitaria: características y estilos
13. - La carta: presentación, tipos y soportes físicos
14. - La carta comercial: estructura (inicio, cuerpo, cierre) y tipos (pedidos, reclamaciones, publicidad)
15. La gestión de la correspondencia
16. - Entrada: recepción, clasificación, apertura, registro, distribución y archivo
17. - Salida: preparación, firma, registro, envío y archivo
18. - Servicios postales: telegramas, burofax y listas de distribución
19. Comunicaciones internas y confidencialidad
20. Gestión de comunicaciones urgentes: costes y seguridad
21. - Uso de medios propios y servicios externos
22. El fax: formatos y redacción
23. El correo electrónico
24. - Creación y configuración de cuentas
25. - Gestión de bandejas, contactos, envío y recepción de mensajes y archivos adjuntos
26. - Seguridad: protección contra virus y firma digital
27. - Técnicas para proyectar la imagen corporativa en comunicaciones escritas
28. Instrumentos de comunicación interna: buzón de sugerencias, tablones, notas y avisos
29. Gestión de reclamaciones: atención y procedimientos
30. - Técnicas para resolver conflictos y tensión
31. - Análisis objetivo y propuestas de solución
32. - Redacción de cartas de reclamación
33. Normativa vigente sobre protección de datos personales

UNIDAD DIDÁCTICA 6. LA COMUNICACIÓN TELEFÓNICA

1. El proceso de comunicación telefónica
2. - Partes involucradas y tipos de interlocutores
3. - Trato adecuado para cada situación
4. - Funciones habituales: agenda, desvío de llamadas, devolución, conferencias, espera, buzón de voz, transmisión de datos e imágenes y otros servicios
5. Medios y equipos utilizados
6. - Dispositivos individuales
7. - Centralitas y teléfonos móviles
8. - Contestadores, grabadoras y dictáfonos
9. Componentes clave en la atención telefónica
10. - Actitud física, tono de voz, timbre, ritmo, articulación, expresión, silencios y sonrisa
11. - Uso de expresiones apropiadas y corteses
12. Cómo realizar llamadas eficaces
13. - Inicio de contacto y presentación
- Desarrollo del diálogo y cierre adecuado
14. Recoger y transmitir mensajes con precisión
15. - Tomar notas durante la llamada
16. - Uso del alfabeto telefónico para deletrear nombres y direcciones
17. Filtrado y gestión de llamadas entrantes
18. - Manejo de llamadas simultáneas y categorías (consultas, reclamaciones, peticiones, quejas)
19. Protocolo en llamadas telefónicas
20. - Uso de videoconferencias, FAQ, foros, SMS y grupos de noticias
21. - Técnicas para reflejar la imagen corporativa en comunicaciones telemáticas

UNIDAD DIDÁCTICA 7. ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

1. Conceptos de eficiencia, eficacia y efectividad; análisis del umbral de rentabilidad y productividad del secretariado
2. Medios y métodos de trabajo
3. - La planificación como hábito clave
4. - Organización del espacio de trabajo y oficina
5. - Preparación previa de la jornada laboral
6. - Priorización de tareas: métodos y criterios (urgente vs importante)
7. - Organización y distribución racional de tareas durante la jornada
8. - Delegación de funciones
9. - Control y ajuste del tiempo: identificación de ladrones de tiempo y métodos de optimización
10. - Valoración del tiempo y su gestión eficiente
11. - Ritmo biológico y fases de actividad y fatiga
12. - Uso de aplicaciones informáticas para gestionar el tiempo
13. La importancia de habilidades relacionales para mejorar la gestión del tiempo
14. - Relación intra-personal y personal
15. - Organización del puesto de trabajo y dependencias de la organización
16. - Prevención de riesgos laborales: normativa vigente, carga de trabajo, fatiga y criterios ergonómicos

UNIDAD DIDÁCTICA 8. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

1. Flujo y gestión documental en la organización
2. - Clasificación de documentos: vitales, útiles, importantes, transitorios y desechables
3. - Tipos de documentos: informes, expedientes, dossiers
- Clasificación según confidencialidad: reservado, restringido, privado y público
4. - Métodos de ordenación: alfabética, numérica, por índice temático, cronológico y toponímico
5. - Sistemas de archivo: tradicional, digital, microfilmado y soportes de almacenamiento
6. - Estrategias para un archivo eficiente y seguro
7. - Gestión de archivos corporativos: criterios, uso, extracción y eliminación de documentos
8. - Gestión documental digital: oficina sin papel
9. - Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos documentales
10. - Autoevaluación del sistema de gestión documental

UNIDAD DIDÁCTICA 9. LA AGENDA

1. Tipos de agendas
2. - Manual
3. - Electrónica
- Digital en ordenador
4. Secciones principales de una agenda
5. - Planificación
6. - Gestión de tareas y compromisos
7. - Información y notas
8. Gestión eficiente de agendas
9. - La agenda del directivo
10. - La agenda del asistente
11. - Normas básicas para un uso correcto y organizado

UNIDAD DIDÁCTICA 10. ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE REUNIONES

1. Clasificación de reuniones
2. - De información: ascendente, descendente y horizontal (comisiones, grupos de decisión)
3. - Ordinarias y extraordinarias
4. - Formales e informales
5. - De carácter interno: juntas, asambleas, aprobación de presupuestos, consejos y comités
6. - De carácter externo: mesas redondas, congresos, coloquios, convenciones, negociaciones
7. Planificación previa de la reunión
8. - Definir objetivos: toma de decisiones, intercambio de ideas, planificación de estrategias y coordinación
9. - Presupuesto y recursos
10. - Registro en agenda y lista de asistentes
11. - Material de apoyo: pizarras, proyectores, gráficos y presentaciones
12. - Logística: sala (iluminación, sonido, disposición), catering, medios audiovisuales, decoración, seguridad, transporte y alojamiento
13. Terminología y organización interna de reuniones
14. - Orden del día y convocatoria
15. - Desarrollo: etapas, duración, pausas y comidas
16. - Participantes y roles: director, secretario, moderador, ponentes, asistentes
17. - Funciones de la secretaria durante la reunión: preparación, atención y registros
18. - Evaluación y seguimiento de acuerdos
19. - Elaboración de actas y borradores
20. - Redacción de informes y resúmenes económicos
21. - Archivo y control de documentación